Tietosuojakäytäntö

Tämä tietosuojakäytäntöä noudatetaan Tampereen Lääketieteen Kandidaattiseura ry:ssä 25.5.2018 alkaen. Tietosuojakäytännön on tarkoitus selventää henkilötietojen säilytyksen ja käsittelyn käytäntöjä, parantaa niiden tietosuojaa ja tarjota rekisteröidyille sekä kansallisen tietosuojalainsäädännön, että eurooppalaisen tietosuojakäytännön (GDPR) mukaiset oikeudet heitä koskeviin henkilötietoihin.

Laadittu                               1.5.2018
Muokattu viimeksi             3.9.2026, versio 2.0

Tässä tietosuojakäytäntöä koskevassa dokumentissa käytetään seuraavia käsitteitä:

Henkilötieto Tiettyyn luonnolliseen henkilöön suoraan yksilöitävissä oleva tieto
Henkilötietorekisteri Luettelo henkilötiedoista, myös ”rekisteri”
Rekisteröitävä Luonnollinen yksityishenkilö, jonka tietoa käsitellään
Yhdistys Tampereen Lääketieteen Kandidaattiseura ry., y-tunnus 0357698-8
Toimija Yhdistykseen kuuluva henkilö tai ryhmä, joka suorittaa hänelle/sille osoitettua yhdistyksen toimintaan liittyvää tehtävää

Yhteystiedot

Tampereen Lääketieteen Kandidaattiseura ry.
Postiosoite: Arvo Ylpön katu 34 huone C123, 33520 Tampere
Webvastaava, webvastaava@kandit.fi
Pääsihteeri, paasihteeri@kandit.fi

Rekisterit

Tampereen Lääketieteen Kandidaattiseura ry. ylläpitää seuraavia rekistereitä:

Jokaisesta rekisteristä ja jokaista tiedonkeruutilannetta varten on olemassa rekisteriseloste, joka lyhyesti ja selkokielisesti selittää kunkin rekisterin käyttötarkoituksen, tiedonkeruun ja tiedonkäsittelyn periaatteet. Rekisteriselosteet henkilötietorekistereistä ovat saatavilla verkkosivulta ja rekisteriyhteyshenkilöltä, kuten myös jokaisen tiedonkeruun yhteydessä.

Tietojen kerääminen

Yhdistys kerää tiedot rekisteröitävän suostumusta vastaan. Suostumus pyydetään jokaisella kerralla, kun tietoa kerätään rekisteriin, johon rekisteröitävä ei ole antanut voimassaolevaa suostumusta. Tietoja voidaan kerätä myös lakisääteisesti tai liittyen joko rekisteröitävän, yhdistyksen tai yleisten etujen puolustamiseksi.

Kerättävät tiedot

Rekisteröitävistä kerättävät tiedot eritellään rekisterikohtaisesti. Useimmissa rekistereissä kerätään kyseiseen tilanteeseen vaadittavat tiedot ja tarvittaessa vapaaehtoisia toimintaa helpottavia tai palvelun laadun varmistavia henkilötietoja.

Esimerkki: Jäsenrekisteriin kerätään jäsenen nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite kansallisen yhdistyslain vaatimuksen mukaan. Vapaaehtoisina toimintaan liittyvinä tietoina kerätään yhteystietoja kuten puhelinnumero.

Keräyskäytäntö

Ennen tiedonkeruutilannetta tai sen aikana rekisteröitävälle esitetään rekisteriselosteet ja tarjotaan lomake, johon rekisteröitävä voi laittaa suostumuksensa, mikäli kyseiseen tarkoitukseen ei suostumusta aiemmin ole saatu. Yhdistys ei tallenna tai säilytä tietoa, mikäli suostumusta ei ole annettu, mutta ei tällöin voi useimmiten mahdollistaa toimintaan osallistumista. Kerättäessä henkilötietoja noudatetaan yhdistyksen tietosuojakäytännön periaatteita.

Esimerkki: Tapahtumaan osallistumiseksi tulee täyttää ilmoittautumislomake. Rekisteröitävä täyttää lomakkeen, mutta ei hyväksy tietosuojakäytäntöä tai rekisteriselostetta. Tietoja ei tallenneta, eikä rekisteröitävä ei voi myöskään osallistua tapahtumaan.

Rekisteriin kirjautumisen ja suostumuksen antamisen jälkeen henkilö voi antaa lisätietoja itsestään, osallistumisistaan tai asiakkuuksistaan yhdistyksen toimintaan liittyen.

Tietojen säilyttäminen

Henkilötietorekisterit säilytetään salasanalla suojatussa, ohjelmallisesti salatussa tiedostonsäilytyspalvelussa tai rekisteristä riippuen paperisena lomakkeena lukitussa sijainnissa. Toiminnan vaatimassa tilanteessa tiedosto tai tuloste voidaan väliaikaisesti antaa yhdistyksen toimijan haltuun, kunnes tarpeen päätyttyä ne hävitetään asianmukaisesti.

Esimerkki: Toimija järjestää ainejärjestön juhlat. Juhliin ilmoittaudutaan nettilomakkeella. Verkkoyhteyden puuttuessa ovella käytettävä nimilista tulostetaan. Juhlan jälkeen tulostettu nimilista hävitetään tietoturvajätteenä.

Yhdistys sitoutuu säilyttämään henkilötiedot ja suostumukset. Tämä koskee myös rekisterien suojaamista vahingossa tapahtuvalta tuhoutumiselta, vahingoittumiselta tai katoamiselta. Yhdistys säilyttää vain tietoa, jonka käsittelyyn se on saanut luvan rekisteröitävältä. Tarpeettomat henkilötiedot ja henkilötietorekisterit poistetaan.

Yhdistys ei kerää arkaluontoisia henkilötietoja (esimerkiksi terveyteen liittyvät tiedot, genomitieto, etninen tausta, poliittinen suuntautuminen, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, seksuaalinen suuntautuminen, ammattiliiton jäsenyys) poissulkien henkilötunnus, jota käytetään lain velvoittamissa tilanteissa työsuhteen tai nimenkirjoitusoikeuden varmentamiseen.

Tietojen käsittely

Kunkin rekisterin henkilötietoihin on pääsy vain toimijoille, joille se on yhdistyksen toimimisen kannalta välttämätöntä. Salasana ja/tai käyttöoikeus myönnetään vain näille henkilöille toiminta-ajaksi.

Yhdistyksen toimijat sitoutuvat käyttämään rekisterien tietoa vain rekisteriselosteen mukaisiin käyttötarkoituksiin. Rekisteröitävältä kysytään erillinen suostumus tietojen käyttämiseen muuhun tarkoitukseen.

Yhdistys ohjeistaa toimijoitaan huolelliseen ja tietoturvalliseen rekisterien käsittelyyn. Toimijoita opastetaan myös käyttämään vain toimenkuvaansa liittyvää tietoa ja tiedonkeruutarpeen ilmetessä tekemään sen lain ja yhdistyksen käytäntöjen mukaisesti. Toimijat eivät saa kerätä henkilötietoja yhdistyksen nimissä ilman lupaa.

Tietoja ei jaeta yhdistyksen ulkopuolelle ilman erillistä lupaa rekisteröidyltä. Kuitenkin, julkisessa roolissa olevien toimijoiden henkilötietoja (nimi, yhteystiedot, kuva) on saatavilla yhdistyksen julkaisuissa ja verkkosivuilla.

Esimerkki: Puheenjohtajan luovuttamat virkaan liittyvät henkilötiedot ovat julkisesti saatavilla verkkosivun kautta myös kirjautumattomille kävijöille. Tavanomaisen jäsenen tiedot eivät näy verkkosivulla ollenkaan kolmannelle osapuolelle.

Rekisterinpitäjän velvollisuudet

Henkilötietorekisterien käsittely sisältää seuraavat velvollisuudet rekisterinpitäjälle:

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin kuuluminen oikeuttaa rekisteröidyn seuraaviin toimenpiteisiin omaa henkilötietoaan kohtaan:

Joissain tilanteissa rekisteröidyn oikeuksia voidaan rajata yhdistyksen tai yleisten etujen puolustamiseksi.

Esimerkki: Toimija ei voi vaatia laskutustietojensa poistamista, mikäli hänellä on suorittamattomia maksueriä yhdistykselle.

Yhteyshenkilöt ja yhteydenotot

Yhdistyksen rekistereiden yhteystiedot (yhteyshenkilöt) ovat saatavilla rekisteriselosteissa. Yhteyshenkilön kautta tapahtuu yhteydenpito rekisteröidyn oikeuksiin tai tietoturvaloukkauksiin liittyen. Tarvittaessa yhteydessä voi olla myös suoraan toimistolle aukioloaikojen mukaan.